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Cómo una caja de galletas y Gamification me ayudaron a gestionar proyectos

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Uno de los principales objetivos de Gamification es hacer las tareas rutinarias más divertidas y amenas.  Un ámbito donde tiene cabida es en la gestión de proyectos. En muchas ocasiones las evaluaciones, seguimiento del cumplimiento de objetivos, re-planificación de calendario, asignación de tareas,… se convierten en una autentica carga de trabajo que tiende a evitarse tanto por el project manager como por los miembros del equipo. En ese aspecto actúa la Gamification como solución.

¿Por qué gamificar la gestión de proyectos?

Diseñar un sistema gamificado para gestionar proyectos nos aporta varios beneficios:

  • Trabajamos en base a unos objetivos claros. Diseñar un proceso gamificado nos incita a definir los estados de victoria, aquellas situaciones en que el usuario ha completado un reto y le recompensamos por ello.

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  • Feedback constante. En la gestión de proyectos hay cuatro variables claves a controlar: alcance, costo, tiempo y calidad. Gamification nos puede ayudar a medir nuestro progreso en cada de una de ellas.
  • Trabajo en equipo. Hoy en día, más que nunca, el trabajo colaborativo es imprescindible desde dentro de la propia organización como con colaboradores externos. Esta afirmación es ampliamente aceptada en la “teoría” pero poco en la práctica. Muchas empresas se encuentran dificultades para hacer que sus empleados participen de manera activa en intranets o plataformas de gestión. Para solucionarlo es importante entender las motivaciones de los usuarios y premiar aquellas buenas acciones que fomenten la colaboración en equipo.
  • Prestarle atención. Es habitual observar como la gestión de proyectos se debe acabar imponiendo “a la fuerza” siendo una tarea costosa para el equipo: informar de avances, reportar problemas,… que corre el riesgo de caer en desuso si no se está encima. Una estrategia gamificada adecuada genera un incentivo para que los miembros del equipo tengan iniciativa y voluntad de informar de sus avances.
  • Storytelling como elemento motivador. La historia que hay detrás de un juego refuerza el mensaje, hace que el usuario se identifique con ello y aumente su nivel de compromiso.

Poniendo Gamification en práctica

Desde hace tiempo desde Veziko, la startup donde participo, hemos experimentado y adoptado Gamification en varias situaciones. En un momento dado, nos encontramos ante un pico de trabajo y como responsable de desarrollo tuve que gestionarlo. Además, estábamos interesados en tener una visión global del estado del proyecto y cómo interaccionábamos los diferentes miembros del equipo.

En ocasiones anteriores habíamos probado diversas soluciones: complejas herramientas de gestión de proyectos web, scrum boards, checklists,… pero ninguna perduró en el tiempo pues teníamos que obligarnos adoptar una forma de trabajar que no estaba alineada con nuestras necesidades. Así que decidí aplicar Gamification en la gestión del proyecto para que se integrara de una manera más natural con nuestra dinámica de trabajo.

¿Qué tecnología utilizamos? ¿Una app móvil,  una nueva plataforma de gestión web, técnicas de IA quizá,…? Nada de eso: cinta aislante, una caja de cartón de galletas, post-its y rotuladores.

Pusimos una cinta formando una línea horizontal en la pared y al final de ésta una meta, representando camino que teníamos que recorrer. Debajo de esta línea unos post-its con los objetivos y tareas importantes que teníamos que cumplir. Por otro lado, muñecos de cartón que representaban a cada miembro del equipo. A medida que completábamos un objetivo avanzábamos nuestro personaje una posición hasta cruzar finalmente la meta.

Proyecto VEZIKO ¿Resultados? Teníamos una visión global de la evolución del proyecto y un aumento de productividad cumpliendo el planning incluso antes de la fecha prevista.

En definitiva, se trataba de una barra de progreso optimizada a nuestras necesidades que medía nuestros avances, nos proporcionaba feedback constante, favorecía el trabajo en equipo detectando bloqueos, nos incitaba a tener en cuenta la gestión del proyecto y la planificación y nos generó una motivación extra a ser el primero en cruzar la meta (cumplir los objetivos).

 

La Gamification no pasa por aplicar la última tecnología (que puede ayudar), sino por entender a los usuarios y sus motivaciones. Una caja de galletas con la estrategia adecuada, puede ser suficiente.

4 pasos para diseñar tu estrategia gamificada

Como cualquier proceso de diseño bien planteado, crear una estrategia de Gamification requiere de una metodología estructurada. Es habitual encontrarse con proyectos que desean incorporar una solución gamificada con un “Vamos a dar puntos por todo lo que los usuarios hagan” o “¡Las insignias molan! Vamos a dar chapitas que a la gente seguro que les gustará”. Realmente la decisión de aplicar puntos, badges, rankings o niveles debe ser la conclusión de un proceso analítico y reflexivo. Tenemos que huir de justificar el uso de mecanismos de juego porque simplemente “gustan” a una justificación basada en objetivos, comportamientos y motivaciones.

Seguir una metodología como esta nos guiará en fases, objetivos y herramientas para intentar asegurar que nuestra solución gamificada es adecuada para nuestros fines.

Framework de Gamification que utilizamos en Veziko.com

1. Objetivos

Gamification es una solución a un problema de negocio. Una solución efectiva gamificada es totalmente estéril si no está alineada con los objetivos del negocio.

Por ello, deberemos comenzar nuestras estrategia gamificada identificando cuál es nuestro problema y definiendo unos objetivos.

Por ejemplo, los lectores de un blog participan muy poco (problema), por ello se pretende que los usuarios pasen un tiempo medio de 5 minutos al día (objetivo). Es muy importante que planteemos objetivos con una implicación directa al negocio.

2. Audiencia

Entender a tus usuarios es clave para el éxito de un proceso gamificado. Debemos plantearnos qué acciones deben realizar los usuarios para alcanzar los objetivos. Por lo tanto, partimos de la situación deseada (objetivos) y determinamos cómo se debe comportar el usuario para alcanzar dicha situación.

Para llegar a una solución eficaz debemos entender cuáles son sus intereses y motivaciones (hablaré sobre la motivación intrínseca y extrínseca en futuros artículos). En esta fase nos pueden ser útiles algunas herramientas cómo la teoría de tipos de jugador de Bartle o el modelo de acciones de Amy Jo Kim.

Las motivaciones de una persona que le gusta competir no es la misma de aquella que desea compartir experiencias con sus amigos. Por lo tanto, nuestra solución gamificada se deberá adaptar a nuestro target.

3. Mecanismos

Tendremos que diseñar para satisfacer todo el ciclo de vida de los jugadores. Debemos tratar a los usuarios de manera diferente cuando empiezan ( se familiarizan con el sistema, sus componentes y su funcionamiento) de cuando ya lo dominan (retos de mayor dificultad).

Un juego siempre debe mantener un equilibrio en dificultad – tiempo para que los usuarios no lo abandonen ni por ansiedad (demasiado difícil) ni por aburrimiento (no hay progresión de la dificultad).

En esta etapa responderemos básicamente a dos preguntas: cómo motivaremos a nuestros usuarios y cómo progresarán.

4. Elementos de juego

A partir del proceso analítico y estratégico anterior, estaremos en condiciones de decidir qué elementos y mecánicas de juego son la más adecuadas.

Por ejemplo, si estamos diseñando un producto para unos usuarios muy competitivos y que desean ganar a toda costa, los puntos y rankings como elemento comparativo puede ser una buena alternativa.

Si por el contrario, se trata de un usuario que se mueve por coleccionar reconocimientos, posiblemente nos decidamos por los badges.

Así que antes de idear nuestra solución gamificada parémonos a alienarla con los objetivos de negocio y entender a nuestra audiencia y sus motivaciones.

Quote: Gamification en el 2014

“En el 2014, el 80% de las aplicaciones gamificadas actuales fracasarán al no alinearse con los objetivos del negocio debido a un diseño ineficaz”

Gartner