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Cómo una caja de galletas y Gamification me ayudaron a gestionar proyectos

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Uno de los principales objetivos de Gamification es hacer las tareas rutinarias más divertidas y amenas.  Un ámbito donde tiene cabida es en la gestión de proyectos. En muchas ocasiones las evaluaciones, seguimiento del cumplimiento de objetivos, re-planificación de calendario, asignación de tareas,… se convierten en una autentica carga de trabajo que tiende a evitarse tanto por el project manager como por los miembros del equipo. En ese aspecto actúa la Gamification como solución.

¿Por qué gamificar la gestión de proyectos?

Diseñar un sistema gamificado para gestionar proyectos nos aporta varios beneficios:

  • Trabajamos en base a unos objetivos claros. Diseñar un proceso gamificado nos incita a definir los estados de victoria, aquellas situaciones en que el usuario ha completado un reto y le recompensamos por ello.

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  • Feedback constante. En la gestión de proyectos hay cuatro variables claves a controlar: alcance, costo, tiempo y calidad. Gamification nos puede ayudar a medir nuestro progreso en cada de una de ellas.
  • Trabajo en equipo. Hoy en día, más que nunca, el trabajo colaborativo es imprescindible desde dentro de la propia organización como con colaboradores externos. Esta afirmación es ampliamente aceptada en la “teoría” pero poco en la práctica. Muchas empresas se encuentran dificultades para hacer que sus empleados participen de manera activa en intranets o plataformas de gestión. Para solucionarlo es importante entender las motivaciones de los usuarios y premiar aquellas buenas acciones que fomenten la colaboración en equipo.
  • Prestarle atención. Es habitual observar como la gestión de proyectos se debe acabar imponiendo “a la fuerza” siendo una tarea costosa para el equipo: informar de avances, reportar problemas,… que corre el riesgo de caer en desuso si no se está encima. Una estrategia gamificada adecuada genera un incentivo para que los miembros del equipo tengan iniciativa y voluntad de informar de sus avances.
  • Storytelling como elemento motivador. La historia que hay detrás de un juego refuerza el mensaje, hace que el usuario se identifique con ello y aumente su nivel de compromiso.

Poniendo Gamification en práctica

Desde hace tiempo desde Veziko, la startup donde participo, hemos experimentado y adoptado Gamification en varias situaciones. En un momento dado, nos encontramos ante un pico de trabajo y como responsable de desarrollo tuve que gestionarlo. Además, estábamos interesados en tener una visión global del estado del proyecto y cómo interaccionábamos los diferentes miembros del equipo.

En ocasiones anteriores habíamos probado diversas soluciones: complejas herramientas de gestión de proyectos web, scrum boards, checklists,… pero ninguna perduró en el tiempo pues teníamos que obligarnos adoptar una forma de trabajar que no estaba alineada con nuestras necesidades. Así que decidí aplicar Gamification en la gestión del proyecto para que se integrara de una manera más natural con nuestra dinámica de trabajo.

¿Qué tecnología utilizamos? ¿Una app móvil,  una nueva plataforma de gestión web, técnicas de IA quizá,…? Nada de eso: cinta aislante, una caja de cartón de galletas, post-its y rotuladores.

Pusimos una cinta formando una línea horizontal en la pared y al final de ésta una meta, representando camino que teníamos que recorrer. Debajo de esta línea unos post-its con los objetivos y tareas importantes que teníamos que cumplir. Por otro lado, muñecos de cartón que representaban a cada miembro del equipo. A medida que completábamos un objetivo avanzábamos nuestro personaje una posición hasta cruzar finalmente la meta.

Proyecto VEZIKO ¿Resultados? Teníamos una visión global de la evolución del proyecto y un aumento de productividad cumpliendo el planning incluso antes de la fecha prevista.

En definitiva, se trataba de una barra de progreso optimizada a nuestras necesidades que medía nuestros avances, nos proporcionaba feedback constante, favorecía el trabajo en equipo detectando bloqueos, nos incitaba a tener en cuenta la gestión del proyecto y la planificación y nos generó una motivación extra a ser el primero en cruzar la meta (cumplir los objetivos).

 

La Gamification no pasa por aplicar la última tecnología (que puede ayudar), sino por entender a los usuarios y sus motivaciones. Una caja de galletas con la estrategia adecuada, puede ser suficiente.

4 pasos para diseñar tu estrategia gamificada

Como cualquier proceso de diseño bien planteado, crear una estrategia de Gamification requiere de una metodología estructurada. Es habitual encontrarse con proyectos que desean incorporar una solución gamificada con un “Vamos a dar puntos por todo lo que los usuarios hagan” o “¡Las insignias molan! Vamos a dar chapitas que a la gente seguro que les gustará”. Realmente la decisión de aplicar puntos, badges, rankings o niveles debe ser la conclusión de un proceso analítico y reflexivo. Tenemos que huir de justificar el uso de mecanismos de juego porque simplemente “gustan” a una justificación basada en objetivos, comportamientos y motivaciones.

Seguir una metodología como esta nos guiará en fases, objetivos y herramientas para intentar asegurar que nuestra solución gamificada es adecuada para nuestros fines.

Framework de Gamification que utilizamos en Veziko.com

1. Objetivos

Gamification es una solución a un problema de negocio. Una solución efectiva gamificada es totalmente estéril si no está alineada con los objetivos del negocio.

Por ello, deberemos comenzar nuestras estrategia gamificada identificando cuál es nuestro problema y definiendo unos objetivos.

Por ejemplo, los lectores de un blog participan muy poco (problema), por ello se pretende que los usuarios pasen un tiempo medio de 5 minutos al día (objetivo). Es muy importante que planteemos objetivos con una implicación directa al negocio.

2. Audiencia

Entender a tus usuarios es clave para el éxito de un proceso gamificado. Debemos plantearnos qué acciones deben realizar los usuarios para alcanzar los objetivos. Por lo tanto, partimos de la situación deseada (objetivos) y determinamos cómo se debe comportar el usuario para alcanzar dicha situación.

Para llegar a una solución eficaz debemos entender cuáles son sus intereses y motivaciones (hablaré sobre la motivación intrínseca y extrínseca en futuros artículos). En esta fase nos pueden ser útiles algunas herramientas cómo la teoría de tipos de jugador de Bartle o el modelo de acciones de Amy Jo Kim.

Las motivaciones de una persona que le gusta competir no es la misma de aquella que desea compartir experiencias con sus amigos. Por lo tanto, nuestra solución gamificada se deberá adaptar a nuestro target.

3. Mecanismos

Tendremos que diseñar para satisfacer todo el ciclo de vida de los jugadores. Debemos tratar a los usuarios de manera diferente cuando empiezan ( se familiarizan con el sistema, sus componentes y su funcionamiento) de cuando ya lo dominan (retos de mayor dificultad).

Un juego siempre debe mantener un equilibrio en dificultad – tiempo para que los usuarios no lo abandonen ni por ansiedad (demasiado difícil) ni por aburrimiento (no hay progresión de la dificultad).

En esta etapa responderemos básicamente a dos preguntas: cómo motivaremos a nuestros usuarios y cómo progresarán.

4. Elementos de juego

A partir del proceso analítico y estratégico anterior, estaremos en condiciones de decidir qué elementos y mecánicas de juego son la más adecuadas.

Por ejemplo, si estamos diseñando un producto para unos usuarios muy competitivos y que desean ganar a toda costa, los puntos y rankings como elemento comparativo puede ser una buena alternativa.

Si por el contrario, se trata de un usuario que se mueve por coleccionar reconocimientos, posiblemente nos decidamos por los badges.

Así que antes de idear nuestra solución gamificada parémonos a alienarla con los objetivos de negocio y entender a nuestra audiencia y sus motivaciones.

Quote: Gamification en el 2014

“En el 2014, el 80% de las aplicaciones gamificadas actuales fracasarán al no alinearse con los objetivos del negocio debido a un diseño ineficaz”

Gartner

Conclusiones de la ponencia “Gamification para tu nuevo negocio”

La semana pasada anunciaba un evento sobre “Gamification para tu nuevo negocio” que desde Veziko.com co-organizamos. Mi ponencia fue una sesión introductoria a esta técnica, pero tratada desde un punto de vista práctico, de forma que los asistentes pudieron captar su utilidad para sus propios proyectos y negocios.

En ella tratamos qué es Gamification, cuál es su verdadero potencial y reflexionamos sobre porqué ahora tiene tanta repercusión. Además analizamos algunos casos de éxitos de empresas, que mediante la utilización de esta técnica, han conseguido una ventaja competitiva como es el caso de Foursquare, Linkedin, MyStarbucks Rewards o Fold.it.

 

Para finalizar la sesión presentamos el framework que utilizamos en Veziko para diseñar estrategias de Gamification en productos y servicios.

 

 

 

Entre los asistentes había quien ya aplicaba Gamification como elemento diferencial en su proyecto y quién sólo había oído hablar de ello, pero después de la sesión todos estábamos de acuerdo en su gran potencial y los beneficios que puede suponer.

Gamification va en la línea de diseñar pensando en las personas y en los negocios de hoy en día tener en cuenta a clientes, usuarios, empleados,…en estos procesos es clave para el éxito.

Caso de estudio: Foursquare

Foursquare es un claro ejemplo de empresa que ha sabido aplicar Gamification como ventaja estratégica en su negocio. Esta red social de geolocalización, que cuenta actualmente con más de 20 millones de usuarios, consiguió motivar a los early-adopters mediante insignias virtuales permitiendo su expansión a nivel mundial.

¿Cómo nació Foursquare?

En 2005 nació Dodgeball, posteriormente adquirida por Google, una red social para dispositivos móviles donde los usuarios podían indicar su ubicación y se le hacía llegar a sus amigos. A pesar de que en esa época los dispositivos móviles justo empezaban su gran evolución, este servicio tuvo una gran aceptación sobretodo entre el público geek de Estados Unidos.

Pero hubo una barrera que no consiguieron solventar y contribuyó a la desaparición de este servicio: ¿cómo conseguir una masa crítica de usuarios? Para un usuario de Dodgeball tenía poco sentido utilizar este servicio si sus amigos no estaban allí, pues no recibía ninguna respuesta al compartir su ubicación.

El logo de Foursquare contiene similitudes con el de Dodgeball, como la pelota, recordando sus orígenes.

Uno de los fundadores de Dodgeball, Dennis Crowley, lanzó años después un sistema bajo el mismo paradigma pero utilizó Gamification como elemento diferencial. El resultado fue Foursquare.

 

¿Por qué funciona Foursquare?

Ante el problema de crear comunidad que dieran sentido a la red social, En Foursquare se plantearon convertir el servicio multiplayer (dónde la base era la interacción con otros usuarios) en un juego individual donde el usuario compitiera contra él mismo.

A medida que una persona hace check-ins o indica su ubicación, recibe insignias que puede coleccionar. Según la ciudad, el tipo de lugar donde ha hecho el check-in, la frecuencia,… el usuario recibe insignias virtuales diferentes.

La utilización de esta solución de Gamification generó una mayor motivación para los usuario a utilizar el servicio, a pesar que sus amigos no estaban en él. Creo un espíritu competitivo y de superación personal, recompensando al usuario cuando éste hacía un check-in.

Gracias a esta solución Foursqure consiguió crear la masa crítica de usuarios necesaria para que el servicio tuviera sentido en comunidad.

 

Actualmente esta red social para dispositivos móviles cuenta con más de 20 millones de usuarios, más de 3 millones de check-ins al día y una valoración de empresa de $600 millones.

Evento: “Gamification para tu nuevo negocio”

El próximo viernes 16 de noviembre participo en un evento sobre “Gamification para tu nuevo negocio” que organizamos desde Veziko.com junto con la colaboración de Sep Idiazabal y el centro de negocios Àtic Coworking. Se trata de un evento pionero en el área del Maresme.

Mi ponencia titulada “Gamification: Press Start” tratará de acercar esta metodología a los asistentes, presentando diferentes casos de éxito de empresa que ya están utilizando este tipo de soluciones y proporcionar un marco de trabajo y herramientas para comenzar a aplicar Gamification en cualquier proyecto.

 

Inscripciones en: http://aticgamification.eventbrite.es/

 

Quote: El poder de los juegos

“Games are the only force in the known universe that can get people to take actions against their self-interest, in a predictable way, without using force”

Gabe Zichermann

¿El futuro del Gamification?

¿Será así el futuro de Gamification? Una visión extremista pero sin duda, la ética juega un papel fundamental en su uso y aplicación.

Caso de estudio: Linkedin

Cuando se habla de Gamification en el ámbito empresarial, unos de los ejemplos más recurrentes es el de Linkedin. Este gigante de red social profesional lanzó un sistema gamificado para que sus usuarios completaran los datos de su perfil.

¿Qué solución ha implementado Linkedin?

Cuando un usuario se registra a Linkedin se le pide que rellene la información de su perfil: dónde trabaja, sus habilidades o estudios. Para evitar que sea un proceso largo que el usuario acabe abandonando y guiarlo, han implementado un sistema basado en una barra de progreso que indica qué tareas se deben hacer para completar el perfil y cómo vamos progresando.

De esta manera, se intenta motivar al usuario a que complete su perfil paso a paso.

¿Por qué Linkedin utiliza Gamification?

El hecho que Linkedin optara por una solución basada en Gamification, y la siga utilizando, no es una casualidad. Implementar un proceso gamificado es útil sólo si está alineado con los objetivos del negocio, y éste fue el caso de Linkedin.

La barra de progreso ha permitido que un mayor número de personas hayan rellenado sus datos de perfil, provocando que los propios usuarios trabajen para generar contenido en la red. Esto permite realizar unas búsquedas más cualificadas y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a los usuarios premium. Esta solución actúa pues en un proceso crítico generando resultados directos en los objetivos del negocio.

Por no mencionar que cuanto más tiempo invierte una persona en personalizar su perfil, mayor es la barrera de entrada para otras redes profesionales competidoras.

¿Por qué funciona esta solución?

La barra de progreso se basa en el principio del instinto natural de muchas personas de completar tareas y no dejarlas a medias.
Además proporciona un feedback directo sobre cómo vamos progresando: necesitamos comprobar que estamos avanzando de manera correcta. En ese sentido, cada vez que añadimos una descripción de nuestro empleo actual o incluimos nuestras habilidades, la barra de progreso se completa en un 15% o 5%. Nos están diciendo que cuanto más ampliemos nuestro perfil, mejor: más oportunidades profesionales podremos obtener, nos recomendarán mejores contactos, apareceremos en más búsquedas,…. La barra de progreso actúa para reforzar este mensaje.

Se trata de un claro caso de éxito de cómo utilizar Gamification para ser efectivos: un equilibrio entre la motivación del usuario y alineación con los objetivos del negocio.

 

Gamification en Coursera

Hace apenas unos días finalicé un curso impartido por Kevin Werbach de la University of Pennsylvania sobre Gamification. Sin duda, fue una excelente experiencia para profundizar en el tema y conocer casos de éxito reales.

Fue un curso intenso del que me quedo con las siguientes conclusiones a la hora de diseñar procesos gamificados:

  • Aplicar Gamification tiene sentido si está alineado con los objetivos del negocio
  • Gamificar no significa utilizar puntos, badges o rankings, sino construir una experiencia entorno al usuario, cliente o jugador.
  • Gamification es más bien un proceso de diseño de productos, servicios o procesos; un toolbox que podemos utilizar.
  • La base del éxito de un diseño de Gamification es comprender bien al usuario, cómo se comporta y cuales son sus fuentes de motivación.

Para aquellos que también realizaron el curso a través de Coursera os puede ser útil este mapa mental que diseñé que engloba todos los conceptos presentados en él.