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Cómo una caja de galletas y Gamification me ayudaron a gestionar proyectos

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Uno de los principales objetivos de Gamification es hacer las tareas rutinarias más divertidas y amenas.  Un ámbito donde tiene cabida es en la gestión de proyectos. En muchas ocasiones las evaluaciones, seguimiento del cumplimiento de objetivos, re-planificación de calendario, asignación de tareas,… se convierten en una autentica carga de trabajo que tiende a evitarse tanto por el project manager como por los miembros del equipo. En ese aspecto actúa la Gamification como solución.

¿Por qué gamificar la gestión de proyectos?

Diseñar un sistema gamificado para gestionar proyectos nos aporta varios beneficios:

  • Trabajamos en base a unos objetivos claros. Diseñar un proceso gamificado nos incita a definir los estados de victoria, aquellas situaciones en que el usuario ha completado un reto y le recompensamos por ello.

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  • Feedback constante. En la gestión de proyectos hay cuatro variables claves a controlar: alcance, costo, tiempo y calidad. Gamification nos puede ayudar a medir nuestro progreso en cada de una de ellas.
  • Trabajo en equipo. Hoy en día, más que nunca, el trabajo colaborativo es imprescindible desde dentro de la propia organización como con colaboradores externos. Esta afirmación es ampliamente aceptada en la “teoría” pero poco en la práctica. Muchas empresas se encuentran dificultades para hacer que sus empleados participen de manera activa en intranets o plataformas de gestión. Para solucionarlo es importante entender las motivaciones de los usuarios y premiar aquellas buenas acciones que fomenten la colaboración en equipo.
  • Prestarle atención. Es habitual observar como la gestión de proyectos se debe acabar imponiendo “a la fuerza” siendo una tarea costosa para el equipo: informar de avances, reportar problemas,… que corre el riesgo de caer en desuso si no se está encima. Una estrategia gamificada adecuada genera un incentivo para que los miembros del equipo tengan iniciativa y voluntad de informar de sus avances.
  • Storytelling como elemento motivador. La historia que hay detrás de un juego refuerza el mensaje, hace que el usuario se identifique con ello y aumente su nivel de compromiso.

Poniendo Gamification en práctica

Desde hace tiempo desde Veziko, la startup donde participo, hemos experimentado y adoptado Gamification en varias situaciones. En un momento dado, nos encontramos ante un pico de trabajo y como responsable de desarrollo tuve que gestionarlo. Además, estábamos interesados en tener una visión global del estado del proyecto y cómo interaccionábamos los diferentes miembros del equipo.

En ocasiones anteriores habíamos probado diversas soluciones: complejas herramientas de gestión de proyectos web, scrum boards, checklists,… pero ninguna perduró en el tiempo pues teníamos que obligarnos adoptar una forma de trabajar que no estaba alineada con nuestras necesidades. Así que decidí aplicar Gamification en la gestión del proyecto para que se integrara de una manera más natural con nuestra dinámica de trabajo.

¿Qué tecnología utilizamos? ¿Una app móvil,  una nueva plataforma de gestión web, técnicas de IA quizá,…? Nada de eso: cinta aislante, una caja de cartón de galletas, post-its y rotuladores.

Pusimos una cinta formando una línea horizontal en la pared y al final de ésta una meta, representando camino que teníamos que recorrer. Debajo de esta línea unos post-its con los objetivos y tareas importantes que teníamos que cumplir. Por otro lado, muñecos de cartón que representaban a cada miembro del equipo. A medida que completábamos un objetivo avanzábamos nuestro personaje una posición hasta cruzar finalmente la meta.

Proyecto VEZIKO ¿Resultados? Teníamos una visión global de la evolución del proyecto y un aumento de productividad cumpliendo el planning incluso antes de la fecha prevista.

En definitiva, se trataba de una barra de progreso optimizada a nuestras necesidades que medía nuestros avances, nos proporcionaba feedback constante, favorecía el trabajo en equipo detectando bloqueos, nos incitaba a tener en cuenta la gestión del proyecto y la planificación y nos generó una motivación extra a ser el primero en cruzar la meta (cumplir los objetivos).

 

La Gamification no pasa por aplicar la última tecnología (que puede ayudar), sino por entender a los usuarios y sus motivaciones. Una caja de galletas con la estrategia adecuada, puede ser suficiente.

4 thoughts on “Cómo una caja de galletas y Gamification me ayudaron a gestionar proyectos

    1. Gracias por tu comentario Ramon. Te lo agradezco.
      Como dices, se puede considerar un Gantt visual e interactivo que implica a todo el equipo. No se trata de inventar la rueda, sino de utilizar Gamification en favor al comportamiento de las personas.

      Un saludo!

  1. Como dices la gamificación, consiste en entender a los usuarios y sus motivaciones, algo que no es fácil de transmitir en las empresas. La gamificación aporta el pensar en positivo sobre esas motivaciones, más en la zanahoria que en el palo, y sobre todo en los diferentes tipos de “zanahorias” que una visión desde el juego nos puede aportar. Grande el ejemplo que aportas, gracias.

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